Comment numériser un document ? Le guide ultime

Tôt ou tard, tout le monde doit envoyer un document, ou une photo, au format numérique. En effet, une copie numérique d’une carte d’identité et d’un code fiscal est de plus en plus requise, pour l’activation des fournitures ainsi que pour l’accès à certains services.

Eh bien, la bonne nouvelle, c’est que numériser – ou numériser – un document est assez simple, et peut être fait à la fois depuis un PC et un smartphone, c’est-à-dire sans avoir d’imprimante à la maison.

Avant l’avènement de la dernière génération d’appareils mobiles, en effet, il était nécessaire de disposer d’un scanner, ou d’une imprimante multifonction, pour numériser numériquement un document.

Aujourd’hui, il est possible d’utiliser l’appareil photo du smartphone, avec des économies considérables de temps et de ressources.

Comment numériser un document papier, alors, avec une imprimante et un PC ? Et comment faire avec le smartphone ?

Comment numériser avec un PC (Windows)

Pour numériser un document depuis un PC et l’envoyer par courrier électronique, il est nécessaire, comme nous l’avons dit, de disposer d’un appareil d’acquisition d’images, tel qu’un scanner ou une imprimante multifonction prenant également en charge les fonctionnalités du scanner.

Comment numériser un document avec l’imprimante alors ? La première chose à faire est de vérifier que vous avez installé les pilotes d’imprimante, et bien sûr que vous avez allumé et connecté tout ce dont vous avez besoin.

Pour numériser un document, placez-le simplement face vers le bas à l’intérieur du scanner, en prenant soin d’abaisser le pont supérieur de la machine pour empêcher la lumière d’entrer.

Allez ensuite sur votre PC, et sélectionnez le bouton Démarrer de Windows, celui en forme de fenêtre en bas à gauche de votre écran. En tapant «fax» ou «scanner» dans la barre de recherche, vous obtiendrez l’application Windows Fax and Scan.

Une fois que vous avez sélectionné la bonne application, cliquez sur Nouvelle analyse, l’option en haut à gauche. À ce stade, une nouvelle boîte de dialogue s’ouvrira, avec les spécifications du pilote destiné à être utilisé.

Vérifiez que le périphérique cible correspond à votre imprimante et, si nécessaire, sélectionnez le bon périphérique dans le menu déroulant.

scan-PC

Vous devrez ensuite sélectionner le type de document que vous souhaitez numériser (photo, document, etc.) et d’autres caractéristiques, telles que la résolution et l’option Imprimer en couleur.

Parmi les options, vous devez également sélectionner le format dans lequel vous souhaitez enregistrer le document : dans le cas de photographies ou de dessins les formats .jpg ou .png seront préférables, tandis que dans le cas de documents papier, traditionnellement, le .pdf est le maître.

Il est possible, avec l’application Windows précitée, d’avoir un aperçu du scan, puis éventuellement de mieux disposer la feuille sur la plaque ou d’augmenter la définition du fichier résultant.

Une fois que tout est corrigé, cliquez sur Scan en bas de la boîte de dialogue. En quelques secondes, votre document se retrouvera dans le dossier Documents numérisés, dans le menu Documents de votre Accueil.

Numérisez un document avec votre Mac

Si vous avez un Mac, vous aurez toujours besoin d’une imprimante ou d’un scanner pour prendre en charge cela, ce qui est assez similaire à la procédure pour les PC Windows. Comment numériser une photo ou un document avec Mac ?

Scan-MacPlacez le document face vers le bas sur le plateau du scanner, toujours après vous être assuré que tout est allumé, connecté et installé correctement.

Sélectionnez le menu Pomme, en haut à gauche de l’écran de votre Mac. Dans le menu déroulant, sélectionnez Préférences Système, puis Imprimantes et scanners.

À partir de là, sélectionnez le nom de l’appareil cible, qui commence vraisemblablement par la marque de votre scanner et se poursuit par un code alphanumérique complexe.

En haut de la fenêtre, vous trouverez l’onglet Scan. Cliquez ensuite sur Numériser, puis sur Ouvrir le scanner.

A ce stade vous devrez décider dans quel format acquérir l’image (les plus cités restent .jpg et .png pour les images et .pdf pour les documents), s’il faut la numériser en noir et blanc ou en couleur, le degré de définition de l’analyse et d’autres options.

Contrairement à ce qui se passe avec Windows, le Mac vous demandera également de définir un dossier de destination pour les fichiers numérisés. Si vous voulez vraiment un dossier dédié aux scans dans l’Accueil, il va donc falloir le créer !

La vraie nouveauté est que vous pouvez numériser même sans imprimante… pour une automatisation totale, il faudrait attendre un peu plus longtemps.

Numérisez des photos et des documents avec votre iPhone

En restant dans la zone iOS, vous pouvez numériser un document papier pour l’envoyer par e-mail même simplement en utilisant l’iPhone, comme mentionné précédemment sans même avoir besoin d’une imprimante ou d’un scanner.

Avec l’iPhone, vous numérisez à l’aide de l’application Notes, disponible dans le menu du téléphone. Sélectionnez Nouvelle note en bas à droite de l’écran du smartphone.

Si l’application s’ouvre sur la page Dossiers, vous devrez sélectionner un chemin de destination avant de continuer.

En bas de l’écran, recherchez ensuite le bouton en forme de + qui indique l’acquisition d’un nouveau document, et cliquez dessus. Dans le menu qui s’affiche, sélectionnez Numériser des documents.

Cela activera l’appareil photo de l’iPhone ; photographiez donc le document en prenant soin de tout cadrer et le plus droit possible. Vous êtes en train d’acquérir l’image numérique sans utiliser le scanner.

Appuyez sur le bouton Capture pour prendre la photo comme vous le faites habituellement. Appuyez ensuite sur Enregistrer la numérisation, si l’image vous convient, ou sélectionnez à nouveau le bouton + pour une nouvelle numérisation.

Le fichier, au format établi en amont, sera dans le dossier que vous avez préalablement défini comme destination.

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Numérisez avec des appareils Android

Comment puis-je, demandez-vous, si je dois envoyer mes documents par courrier électronique et que je n’ai ni imprimante multifonction ni iPhone ? Bonnes nouvelles! Sachez que vous pouvez également numériser vos documents avec n’importe quel smartphone doté d’un système d’exploitation Android. La clé, pour changer, est fournie par Google.

Connaissez-vous le cloud Google Drive ? Si la réponse est non et que vous souhaitez scanner un document avec votre Samsung, la première chose à faire est d’activer le cloud connecté à votre compte Google, et d’installer l’application sur votre smartphone.

Il est disponible sur GooglePlay et est représenté par un joli triangle jaune, vert et bleu. Comment numériser un document avec son téléphone portable, alors ? Comment fonctionne l’acquisition via Drive ?

Ouvrez l’application Drive et recherchez le bouton rond avec le symbole + en bas à droite. Tout comme dans le cas de l’iPhone, cette icône est utilisée pour acquérir de nouveaux documents et données.

Parmi les différentes options disponibles (dossier, upload, google documents, etc.), vous trouverez le mot Scan. Comme pour les téléphones Apple, l’appareil photo sera également initialisé sur votre smartphone.

Acquérir ensuite votre document en le photographiant en veillant toujours à cadrer toute la zone à numériser, à bien le centrer et à le garder le plus droit possible.

Si la photo vous satisfait, sélectionnez le V à droite de l’écran ; si vous voulez en faire un meilleur, sélectionnez l’icône à gauche. Une fois cela fait, vous pouvez modifier l’image (la centrer, la couper et la faire pivoter) en sélectionnant le menu sandwich en haut à droite.

Une fois que vous avez ajusté le rendu graphique de votre document numérisé, appuyez sur le V en bas à droite de votre écran. Une fenêtre de sauvegarde s’ouvrira dans laquelle vous pourrez définir le nom, l’extension et la destination du fichier dans votre Google Drive.

Faut-il envoyer le document par courrier ? Aucun problème! Vous pouvez envoyer le lien vers le cloud ou télécharger l’image à partir de Drive, puis la joindre au message.

Scan-android-appareils

Alternatives ? Evidemment les apps dédiées !

Nous avons vu comment numériser un document sur PC, Mac, iPhone et smartphone Android, au cas où vous souhaiteriez l’enregistrer sur votre PC ou l’envoyer par e-mail. Il existe également des applications spécialement conçues pour numériser des documents et des photos avec votre téléphone portable, sans utiliser de périphériques. En plus de Google Drive, Office Lens et Scanbot pourraient être pour vous.

Tous deux disponibles gratuitement pour Android et iOS, ils sont extrêmement similaires à ce qui est illustré concernant Google Drive. Dans tous les cas, puisqu’il s’agit d’applications centrées sur l’expérience utilisateur, il ne sera pas difficile de suivre les instructions pour numériser vos documents.

Si, par contre, vous souhaitez numériser des photos, l’application parfaite pour vous est à nouveau fournie par Google et s’appelle – plutôt didactiquement – Photoscan.

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